Dicas de logística em eventos corporativos que você precisa saber

Quando falamos sobre logística em eventos é natural pensar, primeiramente, em questões de locomoção e transporte de pessoas e dos materiais (recursos necessários). Contudo, ela vai muito além disso: envolve todo o planejamento e organização.

Os impactos da logística em eventos corporativos são enormes: é ela que norteia o quê e quando vão acontecer todas as etapas de cada um dos recursos necessários. Por isso, podemos afirmar que coordenar e planejar bem um evento são resultados de uma boa logística.

Ficou interessado em aprender mais sobre o assunto? Confira sete dicas para tornar esse processo mais eficiente!

1.   Escolha do local

O primeiro passo para o sucesso do seu evento é a escolha do local. Isso é o que norteará os próximos passos:

  • número de patrocinadores;
  • quantidade de participantes, alimentação e bebidas;
  • decoração, iluminação e cenografia;
  • equipe de trabalho;
  • aluguel de mobiliário;
  • checklist de montagem e desmontagem;
  • estacionamento;
  • identificação das áreas de circulação.

Por isso, ao descrever o briefing do seu evento, analise tudo o que você precisa que tenha no local. Isso deve ser feito antes de pedir orçamentos e procurar o ambiente ideal para a sua realização.

Por exemplo, se o seu evento terá lucro somente se vender 200 ingressos, você não pode alugar um espaço que caiba apenas 100 pessoas, certo?

2.   Hospedagem e deslocamento dos participantes

Você precisa pensar na hospedagem e deslocamento dos participantes, principalmente, em três situações:

  • se o evento não for na mesma cidade em que a sua empresa está inserida;
  • se o palestrante não é da mesma cidade;
  • se participarão convidados de outras cidades.

Nesse caso, você precisa se preocupar com a compra das passagens, a recepção no aeroporto, o deslocamento e reservas no hotel. Além, é claro, de todo o transporte do início ao final do evento (aeroporto > hotel > evento > hotel > aeroporto).

Caso você precise deslocar um grande número de pessoas, entre em contato com serviços de vans para conseguir bons preços. Assim, você consegue organizar melhor o cronograma e as rotas, facilitando o translado e economizando tempo e dinheiro.

a em eventos corporativos para tornar o seu evento impecável e muito bem organizado.

3.   Escolha de fornecedores

Imagine a cena: você contratou o serviço de alimentação e bebidas para 300 pessoas. Contudo, o fornecedor se enganou e preparou o coffee break para apenas 100. Certamente isso geraria uma tremenda dor de cabeça, você concorda?

Por isso, escolher os fornecedores ideais e de confiança para o seu evento é primordial para que esse tipo de equívoco não aconteça. Faça sempre uma análise de mercado e pesquise por indicações e pela reputação do fornecedor antes de fechar qualquer negócio.

Outro detalhe muito importante é ter contrato de todos os serviços e produtos que você contratar — é a garantia de que tudo vai sair conforme o combinado e evitar confusões.

4.   Impressão de materiais

O planejamento de marketing precisa estar no seu cronograma de eventos. Ele é o principal responsável pela divulgação. Dessa maneira, precisa ser estruturado com antecedência.

Você precisa que todos os materiais fiquem prontos antes do evento para iniciar a divulgação, principalmente se for distribuir flyers, folders, cartazes e demais materiais gráficos pela cidade.

Ah! Lembre-se de solicitar uma prova de impressão de todas as peças, para evitar que a cor não seja a mesma escolhida e até mesmo para verificar se não há erros nos materiais.

5.   Fluxo de pessoas

Os locais do seu evento precisam estar devidamente organizados e identificados. Isto é: o participante precisa chegar e saber exatamente onde é:

  • local para retirar a sua credencial;
  • local para retirar os seus brindes e materiais do evento;
  • a sala o evento vai acontecer;
  • o acesso aos toaletes; o bar e local para lanches.

Por isso, providencie boas placas de identificação e tenha uma equipe de recepção ágil e dinâmica, para conduzir e responder as principais dúvidas dos participantes.

Além disso, é preciso organizar as filas na entrada, principalmente em casos em que o participante precisa fazer o credenciamento.

É necessário ter uma equipe para orientar a fila e também os guichês precisam ser pensados de acordo com o número de convidados. Já imaginou 100 pessoas chegarem ao local no mesmo horário e ter somente um guichê funcionando?

6.   Montagem e desmontagem

Como citamos no item 3, você precisa ter uma boa equipe de fornecedores para ajudar a realizar o seu evento com sucesso. No contrato, há a especificação do serviço, valor, condição de pagamento, horário e também deve ter a descrição da montagem e desmontagem.

Em grandes eventos, a montagem costuma ser realizada com, no mínimo, uma semana de antecedência. Já para eventos menores, pode ser realizada antes de um ou dois dias — vai depender da estrutura necessária.

É muito importante que você tenha organizado tudo isso com os fornecedores no momento da contratação. Depois, é só fazer um checklist para acompanhar o trabalho e conferir se tudo está saindo conforme o contrato.

7.   Equipe de trabalho

A sua equipe de trabalho envolve todos os fornecedores e a sua equipe interna. Por isso, é importante fazer uma reunião com todos antes do evento, de preferência, um dia antes e no local.

Por mais que tudo já tenha sido combinado na hora da contratação do serviço, você ficará mais tranquilo ao conversar com todos pessoalmente, podendo repassar informações importantes e tirar as suas dúvidas, tais como:

  • como funcionará o evento;
  • quais são os objetivos;
  • quantidade e perfil do público;
  • vestimentas;
  • horário de chegada e saída;
  • condição e forma de pagamento;
  • segurança do local;
  • material de apoio;
  • orientações para atendimento ao público.

A logística em eventos corporativos é uma etapa muito importante do planejamento. É por meio dela que você pensa em tudo o que vai precisar, organiza como será esse fluxo e tem a garantia de que tudo vai acontecer naturalmente, sem atrasos, confusões ou turbulências.

Com este post, você conferiu sete dicas de logística em eventos corporativos para tornar o seu evento impecável e muito bem organizado.