Vale a pena contratar um sistema de gestão empresarial?

“Por que gastar com software de gestão se posso registrar todas as informações da minha empresa nas tradicionais planilhas?” Provavelmente, você conhece algum gestor que ainda pensa dessa forma ou se identificou com essa questão por considerar essa ferramenta um custo desnecessário.

Se esse é o seu caso, chegou a hora de esclarecer de uma vez por todas uma das dúvidas mais recorrentes entre os gestores. Afinal, Enterprise Resource Planning (ERP) é custo ou investimento?

Entenda: a maior característica de um investimento é o retorno sobre o valor desembolsado – conhecido como ROI. Investir não é poupar, apostar ou especular. É analisar, ter certeza de que a ferramenta agregará valor à marca ou solucionará algum problema.

E é exatamente isso que acontece quando uma companhia implanta uma solução de gestão corporativa. Confira!

Fatores que prejudicam a gestão

Imagine como é a realidade de uma empresa que não utiliza um sistema ERP. Fluxo de caixa desorganizado, falta de informação, horas de retrabalho, perda de tempo com realização manual de tarefas, ausência de controle dos custos e ganhos e furos de estoque são apenas alguns dos problemas mais comuns de quem não tem um parceiro para auxiliar na gestão.

A verdade é que muitos gestores desconhecem essas situações dentro de suas empresas, pois estão tão acostumados com a sua rotina de trabalho que não percebem como a falta de controle dos processos internos prejudica o desempenho e a lucratividade do negócio.

Veja abaixo as 5 principais perdas para as organizações que não possuem uma solução de gestão:

1. Números imprecisos: analisar minuciosamente os dados da companhia é uma tarefa essencial para a sua sobrevivência. Resultados imprecisos são uma questão muito séria que pode prejudicar a tomada de decisões, impedindo o crescimento organizacional e acarretando em perdas irreversíveis.

2. Má gestão dos prazos: para garantir a satisfação dos clientes e ficar em dia com relação às diversas contribuições impostas pelo governo, é de fundamental importância atentar-se ao cumprimento dos prazos.

Atrasos na entrega de mercadorias podem gerar uma grande insatisfação por parte dos consumidores, fazendo com que troquem de fornecedores. Prejuízos também acontecem caso a empresa esqueça o pagamento dos tributos impostos pela Receita Federal anualmente, resultando em multas e, em casos mais graves, até mesmo a perda da licença para se manter em atividade no mercado brasileiro.

3. Queda da produtividade: a ausência de tecnologias que facilitam o controle das atividades também interfere significativamente na improdutividade dos colaboradores. Insistir na permanência de processos manuais e não dispor de ferramentas adequadas são fatores que aumentam o retrabalho e reduzem o rendimento dos profissionais.

4. Crescimento limitado: a relutância em modernizar a organização para continuar com processos obsoletos impede o desenvolvimento do negócio com o passar dos anos. Essa atitude limita o crescimento, pois dificulta que a empresa acompanhe as novidades e tendências do mercado, mantendo-a totalmente estagnada.

5. Baixa fidelização de clientes: reter clientes não é uma tarefa fácil, ainda mais quando não há o auxílio de uma solução adequada para o monitoramento das informações. O atraso na entrega das mercadorias, problemas na emissão de notas fiscais, erros de faturamento e cobrança são situações recorrentes no dia a dia de organizações que não utilizam um software de gestão e contribuem para a perda de consumidores.

Uma solução que faz a diferença nos resultados

Um software de gestão tem tudo para melhorar o desempenho das organizações e oferece ferramentas específicas para atender cada departamento, desde a produção ao marketing, por exemplo. Assim, a solução passa a ser um parceiro de negócio, ajudando a otimizar a produção e aumentar a lucratividade.

Confira alguns exemplos de como um sistema pode fazer a diferença no crescimento da empresa:

  • Organiza e projeta o fluxo de caixa;
  • Controla entradas e saídas;
  • Monitora tarefas operacionais;
  • Elimina retrabalhos;
  • Garante a segurança das informações;
  • Cumpre facilmente as obrigações tributárias;
  • Extrai relatórios e indicadores de desempenho confiáveis;
  • Organiza todas as etapas da cadeia produtiva;
  • Atualiza continuamente o capital de giro;
  • Aplica as melhores práticas de mercado;
  • Assegura a tomada de decisões;
  • Oferece escalabilidade;
  • Contribui com o meio-ambiente (diminuição de impressão);
  • Automatiza processos;
  • Moderniza a fábrica.

Software de gestão faz parte da solução, não do problema

Quem utiliza um ERP, garante um bônus que faz uma grande diferença no fluxo de caixa: a eliminação de custos. Isso acontece quando uma empresa melhora seus processos internos e reduz desperdícios. Por exemplo, um bom controle de estoque melhora o aproveitamento de matéria-prima, evita furos e impede o extravio de materiais. Já no departamento de distribuição, garante que a produção seja entregue no prazo certo, sem atrasar a entrega do material.

Investir em software também aumenta a produtividade da equipe – um ponto fundamental para melhorar o ritmo de trabalho e alcançar as metas. Por meio da solução, é possível direcionar os colaboradores para empenharem suas habilidades e conhecimentos em atividades mais importantes enquanto a tecnologia cuida dos processos operacionais e arquivamento dos dados.

Agora ficou fácil entender por que investir em software aumenta a lucratividade. Mas não para por aí: um sistema de gestão ainda coloca a empresa na Era da Transformação Digital, melhora a competitividade, diminui significativamente os erros operacionais, elimina custos com burocracia, aumenta a eficiência nas finanças, garante agilidade e fluidez nas operações, permitindo decisões estratégicas baseadas em dados e crescimento com segurança.

Investimento com retorno garantido

Mesmo que o investimento inicial pareça alto, o retorno certeiro que um ERP traz acaba por compensar qualquer custo. É importante entender que uma gestão completa e eficiente dos processos é a grande chave para o sucesso dos negócios. Contudo, ela não nasce de um dia para o outro.

A implantação de um sistema de gestão é um projeto a longo prazo que demanda tempo e paciência de toda a equipe. Passando por essa fase, o sistema vai se moldando aos poucos às informações da empresa e automatizando os processos, até que todos eles estejam devidamente informatizados.

Mesmo em um curto período, já é possível observar diversas melhorias dentro da organização, principalmente no que diz respeito à velocidade na entrega de dados. Com o uso do ERP, os departamentos se comunicam em tempo real, por meio de informações confiáveis disponibilizadas na ferramenta 24 horas por dia, proporcionando maior inteligência na gestão dos processos.

É possível gerenciar toda a empresa em uma única solução?

Contratar sistemas de gestão isolados para cuidar de cada departamento ou atividade individualmente é um grande erro. Além da empresa ter que cultivar uma parceria com diversos fornecedores ao mesmo tempo, ela ainda precisa arcar com os custos de suporte técnico, mensalidades, consultorias, treinamentos, sem contar que os gastos progridem por falta de centralização.

Em contraponto, uma solução ERP fornece um controle completo de todas as áreas da companhia, em uma única solução. Por exemplo: o administrativo pode ficar por dentro de todo o orçamento disponibilizado para o setor, pois as informações do financeiro estarão disponíveis para toda a empresa. O mesmo também acontece nos demais departamentos, permitindo uma comunicação integrada entre todos eles.

O mais interessante desse sistema é a possibilidade de atender demandas específicas da empresa, sem a necessidade de contratar funcionalidades que não terão utilidade para aquele determinado segmento. Em geral, as desenvolvedoras de software oferecem a ferramenta em módulos, conforme as demandas e atividades da organização.

Há categorias mais gerais, como:

  • Administrativo;
  • Contábil;
  • Compras;
  • Engenharia;
  • Financeiro;
  • Gestão da Qualidade;
  • Marketing;
  • Recursos Humanos.

E módulos mais específicos, de acordo com a atividade da companhia:

  • Importação;
  • Gestão de Projetos;
  • Manutenção Industrial;
  • Frotas;
  • Estoque;
  • E-commerce;
  • Controle Patrimonial.

Uma última dica importante

Com certeza, até aqui você já entendeu que software é um investimento. Agora, para que a solução dê o retorno esperado, é importante saber escolher o fornecedor ideal para a sua empresa. Não feche negócio por impulso. Essa decisão precisa ser pensada e analisada com cuidado para não gerar dor de cabeça após a implantação.

Estude bem todos os tipos de aquisição, compare valores de manutenção e veja se precisa pagar por atualizações de versão. Com certeza há uma solução feita para você melhorar o seu dia a dia corporativo e que cabe no seu bolso sem pesar.

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